Als Projektmanager erfasst und überwacht ProMa die Termine von Projekten in einer übersichtlichen Baumstruktur. Über den Stand des Projekts informiert ein Fortschrittsbalken, der durch Ändern der Farbe von Grün auf Rot vor Terminüberschreitungen warnt. Das Programm unterscheidet zwischen zwei Arten von Knoten. Projekt-Knoten bezeichnen das Projekt oder Teilaufgaben. Unter ihm liegen Aufgaben oder weitere Unterprojekte. Hinter der Projektbezeichnung findet man die kalkulierten und die für das Projekt notwendigen Stunden, die ProMa automatisch aus den Angaben der Aufgaben-Knoten errechnet. Diese Aufgaben-Knoten definieren die zu erledigenden Aufgaben mit dem Zeitpunkt, bis wann sie fertig sein müssen.