PersonalFax erlaubt die Erstellung, den Versand und Empfang von Faxen mit Hilfe eines analogen Faxmodems, kompatibler ISDN-Hardware mit CAPI 2.0 Treiber oder ISDN-Adapter mit installiertem TAPI-kompatiblem Treiber zur Emulation eines Fax-Modems z.B. die ISDN CAPI Port Treiber von AVM. Faxe können in der Software selbst in Textform erstellt oder mit Hilfe eines TWAIN kompatiblen Scanners gescannt und versendet werden.
In externen Anwendungen z.B. den Office Programmen Microsoft Word, Excel oder Outlook können Dokumente auf dem mitinstallierten PersonalFax-Drucker gedruckt und anschließend sofort als Fax an ein oder mehrere Empfänger versendet werden.
Alle empfangenen und gesendeten Faxe werden in der internen Datenbank dauerhaft gespeichert und können direkt ausgedruckt, per E-Mail weitergeleitet oder direkt beantwortet werden.
Im integrierten Adressbuch können die Empfängerdaten der Faxe in Empfängergruppen gespeichert werden. Die Empfängerdaten können aus Textdateien (CSV-Dateien), aus Datenbanken, aus Microsoft Outlook oder aus dem Windows-Adressbuch bzw. ab Windows Vista aus den Windows Vista-Kontakten direkt importiert werden.